A legtöbb vállalat költségcsökkentés alatt leépítést, alvállalkozói szerződések újratárgyalását vagy beszerzési árengedményeket ért. Ezek kézzelfogható, közvetlen eszközök, ám gyakran rövid távúak és fájdalmasak. A valódi költségcsökkentés azonban sokszor nem a nyilvánvaló kiadásoknál kezdődik, hanem a szervezet működésében elrejtett, láthatatlan költségeknél. Ezek közé tartozik az elvesztegetett idő, a hibák miatti újramunka, a felesleges jóváhagyási körök, az adatok keresésére fordított órák vagy a dolgozói motiváció csökkenése. A Deloitte kutatásai szerint a vállalatoknál a rejtett költségek aránya elérheti a működési költségek 20–30%-át (Deloitte – Hidden Costs of Inefficiency). Ezeket a rejtett költségeket a legtöbb pénzügyi kimutatás nem mutatja ki, mégis folyamatosan rontják a teljesítményt és a nyereséget. A Business Process Management (BPM) pontosan ezeknek a költségeknek a feltárásában és megszüntetésében erős.
Amikor egy vállalat bevezeti a BPM-et, az első lépés a folyamatok feltérképezése. Ez gyakran már önmagában sokkoló felismeréseket hoz. Egy középvállalatnál például kiderült, hogy egy átlagos számla feldolgozása tíz különböző ember kezén megy át, és átlagosan tizennégy napig tart. A könyvelés emiatt nem tudott időben zárni, a szállítói kifizetések késtek, a cég pedig késedelmi kamatokat fizetett. A BPM segítségével a folyamat átalakult: digitális jóváhagyási útvonalakat hoztak létre, a számlák feldolgozása két nap alá csökkent, és megszűntek a felesleges lépések. A rejtett költség itt nemcsak a késedelmi kamat volt, hanem a dolgozói idő pazarlása és az ügyfélkapcsolatok romlása. Ez a példa jól mutatja, hogy a látható számokon túl a BPM sokszor a szervezet valódi veszteségeit szünteti meg.
A rejtett költségek másik klasszikus forrása az információhiány. Ha egy vezetőnek több napot kell várnia, mire adatot kap arról, mennyi az aktuális készlet vagy hány ügyfélpanasz érkezett, az lassítja a döntéshozatalt, és növeli a rossz döntések kockázatát. A BPM valós idejű riportálással és automatizált adatgyűjtéssel megszünteti ezt a problémát. Egy magyar gyártóvállalatnál például a készletadatok frissítése naponta történt, és gyakran hibás volt, így a termelés tervezése akadozott. A BPM bevezetése után az adatok valós időben frissültek, így a vezetők pontosan látták, mikor és mennyi alapanyagra van szükség. Ez önmagában 15%-kal csökkentette a készlettartási költségeket.
A dolgozói elégedetlenség is rejtett költség, amelyet ritkán számolnak bele a költséghatékonyság elemzésébe. Ha a munkatársak idejük jelentős részét értelmetlen adminisztrációval töltik, miközben tudják, hogy ezeket a feladatokat egyszerűbb, digitális rendszerek is elvégezhetnék, az demotivációhoz és végső soron fluktuációhoz vezet. A fluktuáció pedig közvetlen költség: toborzás, betanítás, kieső termelékenység. A BPM az adminisztrációs terhek csökkentésével hozzájárul a dolgozói élmény javításához, és közvetve csökkenti a fluktuáció költségeit is.
A BPM másik fontos költségcsökkentő hatása a hibaarány csökkenése. Ha egy szervezet papíralapon vagy Excelben kezeli a folyamatait, a hibák szinte elkerülhetetlenek. Rosszul kitöltött űrlapok, hiányzó aláírások, duplikált adatok – mindezek újramunkát igényelnek. Egy HR-osztályon például a szabadságnyilvántartás rendszeresen hibás volt, ami elégedetlenséghez és bérszámfejtési problémákhoz vezetett. A BPM bevezetése után a kötelező mezők és automatikus ellenőrzések megszüntették ezeket a hibákat, így a HR többé nem töltötte idejét a problémák utólagos javításával. A rejtett költség itt az elvesztegetett munkaidő és a dolgozói elégedetlenség volt, amely hosszú távon a vállalat teljesítményét rontotta.
A BPM tehát nem csupán egy „szép adminisztrációs eszköz”. Valójában olyan módszer, amely feltárja a szervezeti működés valódi költségeit, és kézzelfogható megtakarítást hoz. A rejtett költségek megszüntetése sokszor nemcsak a pénzügyi eredményben, hanem az ügyfél-elégedettségben és a dolgozói lojalitásban is megmutatkozik. Ezért a BPM-et nem szabad kizárólag IT-beruházásként kezelni: ez a menedzsment egyik legfontosabb költséghatékonysági eszköze.
➡️ Ha te is úgy érzed, hogy vállalkozásodban túl sok az elvesztegetett idő, a felesleges adminisztráció és a hibák költsége, a Processbank segít feltárni a rejtett költségeket, és BPM-megoldásokkal megszüntetni azokat, hogy a megtakarítás ne csak számokban, hanem a mindennapi működésben is érezhető legyen.
