Bevezetés – a HR-adminisztráció csapdája
A magyar középvállalatok jelentős részénél a HR-osztály működése még mindig papíralapú vagy Excel-táblázatokon nyugszik. A szabadságnyilvántartás, a költségtérítések jóváhagyása és az onboarding dokumentumai e-mailekben vagy mappákban keringenek. Ez nemcsak időrabló, hanem rendkívül hibalehetőségekkel terhelt rendszer. Az egyik hazai szolgáltatóvállalat HR-osztályán is hasonló helyzet állt fenn: a mindennapi működés során a munkatársak jelentős idejét emésztette fel az adminisztráció, a vezetők pedig folyamatosan panaszkodtak az átláthatatlanságra.
A vezetőség felismerte, hogy ha nem lépnek, akkor a HR-osztály sosem tud stratégiai partnerré válni, és örökre megmarad a „papírokkal bajlódó háttérosztály” szerepében. Ezért döntöttek a Business Process Management (BPM) bevezetése mellett.
A kiindulási helyzet
A projekt elején világos volt, hogy a legnagyobb problémát az onboarding, a szabadságnyilvántartás és a költségtérítések kezelése jelentette. Az új belépők sokszor hetekig vártak, mire minden dokumentumuk jóváhagyásra került, a szabadságok nyilvántartása pontatlan volt, a költségtérítési lapok pedig gyakran elvesztek vagy hiányosan kerültek a könyveléshez.
A HR-osztály dolgozói arról számoltak be, hogy idejük 60–70%-át ezeknek a problémáknak a kezelésére fordítják, miközben sem energiájuk, sem lehetőségük nem marad a dolgozói elégedettség növelésére vagy a képzési programok kidolgozására. A vezetés célja az volt, hogy a HR-adminisztráció átláthatóbb, gyorsabb és megbízhatóbb legyen, miközben a dolgozók számára egyszerűsödjön a folyamat. Az Eurofound kutatásai is megerősítették, hogy a digitalizáció a HR-ben közvetlenül javítja a dolgozói élményt és a szervezet hatékonyságát (Eurofound – Digitalisation at work).
A BPM bevezetése – lépésről lépésre
A projektet pilot formában indították, három fő folyamattal: onboarding, szabadságigénylés és költségtérítés.
- Onboarding: minden új belépő egy digitális űrlapot töltött ki, amelyben kötelező mezők biztosították, hogy egyetlen adat se hiányozzon. A folyamat automatikus jóváhagyási útvonalon futott végig, így minden érintett osztály időben megkapta a szükséges információkat.
- Szabadságigénylés: az eddigi e-mailes rendszer helyett egy digitális portálon keresztül zajlott a folyamat. Az igénylések automatikusan a közvetlen vezetőhöz kerültek, és ha három napon belül nem érkezett válasz, a rendszer eszkalálta a jóváhagyást.
- Költségtérítés: a munkatársak digitális űrlapon nyújtották be a számlákat, amelyek azonnal a pénzügyhöz kerültek. Az automatikus ellenőrzések kiszűrték a duplikációkat és a hiányos adatokat.
A BPM rendszer bevezetése során külön figyelmet fordítottak a dolgozói ellenállás kezelésére. Workshopokat tartottak, ahol a munkatársak elmondhatták, mi zavarja őket a jelenlegi rendszerben, és milyen megoldásokat látnának szívesen. Ez a bevonás kulcsfontosságú volt, hiszen a dolgozók így nem „felülről kapott” változásként élték meg a BPM-et, hanem saját ötleteik megvalósulásaként.
Az eredmények az első három hónapban
Az eredmények gyorsan megmutatkoztak. Az onboarding folyamata átlagosan két hétről öt napra rövidült, a szabadságigénylések 60%-kal gyorsabban zárultak le, és a költségtérítési hibák száma megfeleződött. A HR-osztály adminisztrációs ideje 40%-kal csökkent, így a dolgozók végre olyan feladatokra tudtak koncentrálni, amelyek valódi értéket teremtettek a szervezet számára.
A vezetők számára is kézzelfogható volt a változás. Valós idejű dashboardokon látták, hány onboarding van folyamatban, mennyi szabadságigénylés vár jóváhagyásra, és mennyi költségtérítés áll feldolgozás alatt. Ez olyan átláthatóságot hozott, ami korábban elképzelhetetlen volt.
Hosszabb távú hatások
Az első három hónap eredményei után a vezetőség úgy döntött, hogy kiterjeszti a BPM-et más HR-folyamatokra is. A teljesítményértékelés, a képzések nyomon követése és a kilépési folyamatok is digitalizáltak lettek. Ez nemcsak a HR-munkatársak adminisztrációját csökkentette tovább, hanem az egész szervezet működésére hatással volt. A dolgozók elégedettebbé váltak, mert egyértelműen látták, hol tartanak az ügyeik, a vezetők pedig pontosabb és gyorsabb információhoz jutottak.
A fluktuáció is csökkenni kezdett: míg a bevezetés előtti évben a cég éves szinten 22%-os dolgozói elvándorlással küzdött, a BPM bevezetése utáni évben ez 15%-ra mérséklődött. Ez nem pusztán a jobb adminisztráció eredménye volt, hanem annak, hogy a HR végre stratégiai partnerként tudott működni, és aktívan hozzájárult a dolgozói élmény javításához.
Tanulságok más osztályok számára
Az esettanulmány rávilágít arra, hogy a BPM nem csak a pénzügy vagy a logisztika területén hozhat áttörést, hanem a HR-ben is. Sőt, mivel a HR közvetlen kapcsolatban van a dolgozókkal, a változások hatása azonnal érezhető a szervezeti kultúrában. A siker kulcsa a következő volt:
- a folyamatok pontos feltérképezése a bevezetés előtt,
- a dolgozók bevonása a tervezésbe,
- egyszerű, gyorsan kézzelfogható eredményeket hozó pilot,
- és a transzparens kommunikáció, amely segítette az elfogadottságot.
Ezek a tényezők bármely más osztályon is alkalmazhatók. Legyen szó ügyfélszolgálatról, beszerzésről vagy logisztikáról, a BPM mindig ugyanazt nyújtja: átláthatóságot, gyorsaságot és megbízhatóságot.
Összegzés
A HR digitalizációja BPM segítségével nem csupán adminisztratív könnyebbséget hozott a vállalat számára, hanem alapvetően változtatta meg a szervezeti működést. A folyamatok gyorsabbak, hibamentesebbek és átláthatóbbak lettek, a HR pedig végre stratégiai partnerként tudott fellépni. Az esettanulmány jól példázza, hogy a digitalizáció nem feltétlenül drága és bonyolult beruházás, hanem tudatos lépésekkel, a megfelelő módszertan alkalmazásával gyors megtérülést hozhat.
➡️ Ha te is szeretnéd, hogy a HR ne csak adminisztratív terhet jelentsen, hanem aktívan hozzájáruljon a növekedéshez és a dolgozói elégedettséghez, a Processbank segít a folyamatok feltérképezésében, digitalizációs pilotok elindításában és a fenntartható BPM-kultúra kialakításában.
